О расстановке приоритетов.

Порой трудно принять решение, за какой проект, дело и проблему взяться в первую очередь.

Ритм современной жизни

Предлагаю довольно интересную статью, для людей увлечённых работой над чем нибудь (будь то бизнес-проект, личное самосовершенствование или любое коммандное задание).

--------------

Дмитрий Витер

О расстановке приоритетов


Рон : Нас могут убить! Или еще хуже – выгнать из школы.
Гермиона : Ребята, вам следует пересмотреть приоритеты
(из фильма «Гарри Поттер и Философский Камень»)

Ритм современной жизни заставляет нас одновременно заниматься множеством проектов, дел и забот. Порой трудно принять решение, за что взяться в первую очередь. Правильная расстановка приоритетов должна обеспечить выполнение именно тех дел, которые принесут реальные плоды как в карьерном, так и в личностном плане. Данная заметка посвящена расстановке приоритетов в деловой сфере. Те же подходы могут быть задействованы и в личной жизни.

***

Мне вспоминается одна школьная задача по информатике. Даны 10 отрезков разной длины. Для каждой пары из этого набора известно, какой из двух отрезков длиннее. Требуется составить алгоритм, упорядочивающий все отрезки «по росту». Мораль задачи для наших целей такова: сложно «с ходу» расставить приоритеты в груде дел, но для каждой отдельной взятой пары дел наверняка можно довольно быстро определиться, что важнее.

Это может прозвучать банально, но все свои дела имеет смысл записывать: на бумаге или в компьютере. Даже если Вам кажется, что Вы прекрасно ориентируетесь во всех своих задачах, в голове при этом все равно возникает «каша», как при попытке с ходу упорядочить 10 отрезков. А ведь даже покупки в магазине удобнее и эффективнее делать со списком в руках!

Сама процедура записи подспудно является механизмом приоритезации – главные вещи, как правило, «лежат на поверхности», и первыми попадают в список. В этом смысле компьютерная запись удобнее, так как позволяет легко «двигать строки» в Вашем списке задач. Сравнивая задачи попарно (как в примере с отрезками), довольно легко определить какая из них важнее, и двигать в списке более приоритетную задачу вверх.

Так как нам часто придется оперировать близкими терминами, заранее договоримся, что делом или задачей мы будем называть конкретную краткосрочную или среднесрочную деятельность с прогнозируемым результатом (написать отчет, провести отпуск, прочесть книгу). Целями будем называть более стратегические понятия, имеющие долгосрочный, или вовсе бессрочный характер (быть хорошим мужем и отцом, быть полезным обществу, добиться признания на определенном поприще).

Под приоритезацией (или расстановкой приоритетов) будем называть расстановку существующих дел в соответствии с той или иной системой ценностей, например, по «важности».

Классическая теория тайм-менеджмента гласит, что расстановка приоритетов невозможна без наличия цели. Как говорил Чеширский Кот из «Алисы в Стране Чудес», если тебе все равно куда попасть, то тебе все равно, куда идти. Напротив, наличие цели дает человеку относительно простой инструмент «измерения важности» - более важным является то дело, которое непосредственно ведет Вас к намеченной цели.

***

Так как целей также может быть много, то следует поднять вопрос более высокого порядка, а именно о расстановке приоритетов среди целей. Действительно, довольно затруднительно сформулировать для себя такую сверхцель, чтобы остальные цели можно было ранжировать относительно нее. Дополнительную трудность вносит тот факт, что зачастую цели человека лежат в разных областях жизни – здесь и карьера, и личная жизнь, и творческая реализация, и социальное общение, и хобби, и просто Мечта (эти различные области можно, например, соотнести ролям, которые мы играем в жизни: роль сотрудника, члена семьи, друга и т.д.). Некоторые цели довольно сложно совмещать, например, желание вести свободную жизнь художника и одновременно добиваться быстрого карьерного роста в деловой сфере.

Разумеется, наличие «параллельных» целей вполне допустимо. Можно днем работать в офисе, а вечером писать стихи. Проблема возникает тогда, когда целей слишком много, и они пересекаются во времени. В этом случае пригодится тот же прием – записать все существующее цели в список, и, сравнивая их попарно, определить пункты, вступающие в конфликт друг с другом. Дальше наступает самое сложное. От некоторых целей, возможно, придется отказаться, или, что звучит менее драматично, перевести их в разряд Мечты. Ведь попытка «разорваться» между несколькими потенциальными жизнями приведет к тому, что ту единственную жизнь, которая у нас есть, мы проживем вполсилы. Не лучше ли сосредоточиться на том, что даст реальный результат? Необходимость «вычеркивания» целей или дел имеет интересное свойство – по-настоящему приоритетную цель или задачу вычеркнуть буквально «рука не поднимается». Что-то мешает. Если это так, стоит задуматься, не пропустили ли Вы какую-либо цель, «отвечающую» за эту задачу, или, возможно, Вы легче расстанетесь с другой целью, нежели с этой, более ценной. Тем самым Вы опять запускаете внутри себя механизм приоритезации целей.

Результатом «упражнения» по согласованию целей является зафиксированный (на бумаге, в компьютере) конечный набор реалистичных, или, по крайней мере, не противоречащих другу, целей. Этот список может изменяться с течением времени, но ядро его, скорее всего, останется неизменным. В сумме эти цели, в каком-то смысле, являются Миссией, или Декларацией Цели человека, как ее трактует, например, Стивен Кови в его классическом произведении «Семь навыков высокоэффективных людей». Это компас Вашей жизни, помогающий приоритезировать повседневные дела.

***

Существует много способов приоритезации дел. Рассмотрим наиболее известные.

I . Упорядоченный список. Самый очевидный способ – это упорядочение дел в виде пронумерованного списка. Все дела выписываются в список одно за другим, после чего можно попытаться субъективно выделить «самое главное» (№1), затем следующее по важности (№2) и т.д. Такой список может быть получен путем попарного сравнения дел, описанного выше, как если бы они «строились по росту».

II . ABC 123 . Некоторой оптимизацией предыдущего подхода является метод ABC 123, описанный, например, в упомянутой книге Кови. Каждому делу в списке присваивается буква A , B или С, по принципу:



  • A – важные дела, которые нужно сделать сегодня «кровь из носу», иначе возможны негативные последствия;

  • B – важные дела (в вышеуказанном понимании соответствия одной или нескольким целям), которые надо сделать, но необязательно сегодня;

  • C – все другие дела.

Затем в рамках каждого «класса» вводится обычная нумерация (1,2,3,4…) в том же понимании, что и в упорядоченном списке. В результате получается что-то вроде:

A 1 Провести обсуждение с руководителем


B 1 Работать над проектом XYZ


B 2 Пройти урок английского языка.


B 3 Купить подарки родителям


B 4 Подготовиться к встрече в литературном клубе


B 5 Сходить в кино


C 1 Привести в порядок фотографии из отпуска

Этот пример типичен тем, что «классы» A и C существенно меньше, чем класс B (их, кстати, может и вовсе не быть). Наличие более 9 пунктов в рамках одного класса вряд ли является рациональным. Например, если к классу B Вы причислили 10 дел, то дело B 10 стоит уже трактовать как C 1. Следует отдавать себе отчет в том, что если дел достаточно много, то Вы вряд ли дойдете до дел класса C . Не беда, главное, чтобы на дела класса A хватило времени!

III . Матрица Эйзенхауэра. Более сложной в использовании является так называемая Матрица Эйзенхауэра, называемая еще «тайм-менеджмент матрицей». Суть ее в приоритезировании не только по шкале «важность» (приближение к цели/целям), но и по шкале «срочность» (насколько быстро надо сделать дело). Отчасти, срочность уже была затронута нами в предыдущем пункте – именно она отличает класс A от класса B . Получаем следующую схему распределения дел:











 


Квадрат №1: Дела


Важные и Срочные


 

 


Квадрат №2: Дела


Важные и Несрочные


 

 


Квадрат №3: Дела


Неважные и Срочные


 

 


Квадрат №4: Дела


Неважные и Несрочные


 

Расписать свои дела в Матрицу Эйзенхауэра несложно и даже занятно. Вопрос в том, что делать после этого, ведь наше время не двумерно, и дела все-таки нужно выстраивать по одномерной оси. В разных книгах можно найти разные ответы. Одни пособия рекомендуют идти в порядке №1-№3-№2-№4 (приоритезируя дела «внутри квадратов» любым из предложенных выше линейных способов). Другие, как Стивен Кови, рекомендуют вообще не делать дел из квадратов №3 и №4 на том основании, что это неважные дела, а потому лучше сосредоточиться на первых двух важных квадратах. Практическое выполнение выбирать Вам. В принципе, не так уж эти варианты и отличаются. Может быть, дела из квадрата №4, это часть вашей несформулированной цели или даже Мечты, и вычеркивать их у Вас «не поднимается рука» (смотри соответствующий комментарий выше). Возможно, дела из квадрата №3, это чужие «неразделенные» приоритеты, которые следует обсудить. Ведь если показатель «важность» зависит практически полностью от Ваших целей, то на «срочность» влияет много внешних факторов, например, срочные запросы руководителя и коллег. Об этом мы поговорим чуть ниже, обсуждая «выравнивание» приоритетов с другими людьми.

***

Типичным источником проблем на работе является несовпадение приоритетов сотрудника с приоритетами его руководителя. Было бы правильнее здесь сказать «с приоритетами его отдела/Компании» – хорошо, если таковые цели формально декларируются, а не только подразумеваются, допуская различные интерпретации. В худшем случае «общественных» целей может вообще не существовать. А вот у непосредственного руководителя цели и соответствующие им приоритеты есть практически всегда.

Иногда приходится слышать от сотрудников, что их усилия не ценятся, и что их недооценивают (например, на проект потрачено много сил, достигнут хороший результат, но руководитель никак этот успех не комментирует, как будто ничего особенного и не произошло). Случается также слышать истории о том, как вроде бы незначительное действие имело неожиданно громкий позитивный резонанс (например, структура подачи отчета в новой форме очень понравилась руководителю, и была внедрена в других отделах). Попытки углубиться в первопричину таких ситуаций, как правило, приводят к следующим выводам:



  • Руководитель не декларирует свои приоритеты, тем не менее, ожидая от сотрудников следования им.

  • Подчиненный не декларирует свои приоритеты руководителю, надеясь, что его усилия и так будут оценены по достоинству.

  • Подчиненный не знает приоритетов руководителя, или имеет искаженное представление о них.

  • Руководитель не знает приоритетов подчиненного, или имеет искаженное представление о них.

Например, подчиненный может заниматься определенным проектом, не уделяя достаточного внимания подготовке к проверке работы отдела. Проект важен для его руководителя, но получение низкой оценки за аудит абсолютно недопустимо и критично. Или, подчиненный тратит много усилий на подготовку новой тренинг-программы, о которой его руководитель может вообще не знать.

Что можно противопоставить такому несовпадению приоритетов? Возможность их открытого обсуждения! Хорошей возможностью для обсуждения приоритетов являются регулярные встречи руководителя и подчиненного по так называемой системе «1-1». «1-1» – это не собрание всего отдела; это встреча руководителя и подчиненного «с глазу на глаз», на которой можно обсуждать статус текущих проектов, а лучше – более общие вопросы, в том числе существующие приоритеты. При этом выигрывают все: оба участника диалога получают шанс задуматься над собственными приоритетами (если они не делали это раньше), а также сравнить их с приоритетами собеседника. Допустимо даже такое упражнение – получив неупорядоченный список дел/целей собеседника, попытаться расставить в нем приоритеты, и затем сравнить результат с «правильными ответами». Обнаружив «разницу потенциалов», собеседники могут конструктивно обсудить ее причины. Возможно, проблема в недостаточной информированности, например, руководитель просто не знает, что подчиненный занимается каким-то проектом. Или подчиненный недооценивает важность какой-то части работы. В идеале приоритеты, как сотрудников, так и всей компании, должны совпадать. Результатом такого обсуждения «1-1» может явиться «сдвиг приоритетов», как в более высокую, так и в низкую сторону. А возможно, обмен недостающей информацией приведет к качественному скачку в делах. По крайней мере, подчиненный будет чувствовать себя лучше, зная, что его усилия направлены именно на ту область, которая высокоценна для руководителя, и успехи в этом направлении наверняка будут замечены. А руководитель будет четче понимать работу сотрудников в своем отделе. В итоге, все участники выигрывают, а эффективность труда – повышается.

В указанной модели собеседниками не обязательно должны быть руководителем и подчиненным. Это могут быть коллеги, члены семьи, участники одного сообщества. И форма «выравнивания» приоритетов может быть самой разной – проявляйте творческий подход в зависимости от ситуации, и Вы не разочаруете важных для Вас людей.

***

Подводя итоги:



  • Сформулируйте в письменном виде свои цели в различных аспектах Вашей жизни, и сделайте набор этих целей по возможности реалистичным.

  • В повседневной жизни, фиксируйте списки своих дел, и приоритезируйте их любым удобным Вам способом, ориентируясь на Ваши цели.

  • Не пытайтесь сделать все. Сделайте главное хотя бы из «верхней половины» списка.

  • «Выравнивайте» Ваши приоритеты с людьми, важными для Вас.

А Мечта?.. А Мечта может оставаться Мечтою… Разве это плохо?


 


ЛИТЕРАТУРА



  1. Стивен Р. Кови . Семь навыков высокоэффективных людей (2006)

  2. Глеб Архангельский . Тайм-драйв (2006)

  3. Джулия Моргенстерн . Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью (2004)



© Дмитрий Витер совмещает свою основную деятельность менеджера в отделе закупок в крупной международной компании с ролью корпоративного тренера. Ведет курсы «Тайм-менеджмент» и «Стивен Кови: Семь навыков высокоэффективных людей». Электронный адрес: dmitrythewind @mail .ru , сайт в Интернете: http ://Viter .moikrug .ru .


Шанхай-Москва, сентябрь 2007


Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/viter/rasstanovka


Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

Фото - Качурин Алексей

Средняя оценка: 4.9 (10 голосов)
Картинка Аноним

Re: О расстановке приоритетов.

5

хорошая статья

Картинка Alidi

Re: О расстановке приоритетов.

4

Надо мужу показать

Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru
На данный момент на сайте пользователей:0, гостей:1.